terms & conditions

Terms & conditions

These general terms and conditions set out the arrangements that apply when you instruct and work with Van Londen Advocatuur B.V. (Van Londen).

  1. These general terms and conditions apply to all services provided by Van Londen, its partners and employees whether on client instruction or another basis. The terms also apply to services rendered by third parties (and indeed those parties themselves) engaged by Van Londen in the course of providing services and for whom Van Londen could be liable.
  2. Any deviation from these general terms and conditions is valid only if specifically agreed upon and reduced to writing and accepted in writing by Van Londen.
  3. Services in general, including on instructions, are accepted and carried out by Van Londen, including in case a client’s intention is to instruct a specific person or persons within the firm. Sections 7:404 (instruction of specific person), and section 7:407(2) (joint and several liability multiple instructed persons) of the Dutch Civil Code (Burgerlijk Wetboek) do not apply.
  4. Third parties cannot derive any rights from the provision of services by Van Londen to a client or otherwise. Such rights only accrue to the client and only the client may seek redress if the performance of services gives rise to any liability. The client indemnifies Van Londen and all associated persons against claims by third parties, including in the context of notifications by Van Londen under the Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft)(Anti-money laundering and countering financing of terrorism laws). The indemnity also covers related costs and expenses.
  5. If the performance of services gives rise to any liability, only Van Londen can be held liable, to the exclusion of partners, employees, trainees, advisors and freelances. Such liability is limited to the amount paid out in respect thereof under Van Londen’s professional indemnity insurance, increased by the amount of Van Londen’s deductible (eigen risico) under said insurance.
  6. Should the insurer not pay out under said professional indemnity insurance, Van Londen’s total liability is limited to the amount of fees rendered and paid for in respect of that particular performance of services.
  7. Van Londen may engage a third party at the client’s expense and under the terms stipulated by such third party and may accept such terms, including any limitation of liability, on behalf of the client. Van Londen cannot be held liable for any failure or negligence of a third party engaged in the performance of its services.
  8. Unless otherwise agreed, Van Londen invoices its services on the basis of time spent, in accordance with its applicable hourly rates, increased with a 6% general office cost surcharge and disbursements incurred in relation to the instruction for services. Van Londen invoices on a monthly basis. The period for payment is 14 days from the invoice date.
  9. Van Londen has a complaints process. When issues are not resolved in the complaints process they may be submitted exclusively to the District Court Midden-Nederland, The Netherlands where Van Londen resides. Nonetheless, Van Londen may submit a dispute to the court of the region where the client resides. Services provided by Van Londen’s lawyers are subject to the rules of professional responsibility (beroepsregels) and professional complaint and dispute resolution rules by the Nederlandse Orde van Advocaten (Law Society of The Netherlands). All legal relationships with Van Londen are governed by Dutch law.

1. De werkzaamheden worden uitgevoerd door Van Londen Advocatuur B.V., een besloten vennootschap, opgericht naar Nederlands recht, met als doel het beoefenen van de advocatuur (de bv). Op verzoek wordt een lijst toegezonden van de personen die indirect zeggenschap uitoefenen (de partners). Deze algemene voorwaarden zijn niet alleen gemaakt voor de bv, maar ook voor partners en andere personen die voor de bv werkzaam zijn, zowel als anderen die bij de uitvoering van een opdracht door de bv zijn ingeschakeld en personen voor wier handelen of nalaten de bv aansprakelijk zou kunnen zijn.

2. Opdrachten worden door de bv als zodanig aangenomen en de overeenkomst ontstaat tussen de opdrachtgever en de bv. Dit geldt ook indien het uitdrukkelijk of stilzwijgend de bedoeling is van de opdrachtgever dat de opdracht door een bepaalde persoon die werkzaam is voor de bv zal worden uitgevoerd. Het is nadrukkelijk de bedoeling dat de werking van artikel 7:404 BW en artikel 7:407 lid 2 BW wordt uitgesloten. De bv zal opdrachten onder haar verantwoordelijkheid laten uitvoeren door toewijzing daarvan aan partners, personeelsleden en in voorkomend geval door inschakeling van derden, waarbij de nodige zorgvuldigheid in acht zal worden genomen.

3. Enige aansprakelijkheid omtrent de uitvoering van een opdracht door de bv is steeds beperkt tot het bedrag dat in het desbetreffende geval onder de aansprakelijkheidsverzekering van de bv wordt uitbetaald, te vermeerderen met het bedrag van het eigen risico dat onder die verzekeringsovereenkomst in dat geval voor rekening van de bv komt. De voorwaarden van de beroepsaansprakelijkheidsverzekering van de bv voldoen aan de eisen die de Nederlandse Orde van Advocaten daaraan stelt. Op verzoek wordt een overzicht van de beroepsaansprakelijkheidsvoorwaarden aan de opdrachtgever toegezonden. Indien om welke reden dan ook geen uitkering krachtens de in 3.1. bedoelde verzekering mocht plaatsvinden, is iedere aansprakelijkheid beperkt tot het in totaal door de bv in rekening gebrachte honorarium. Met uitsluiting van derden, mogen alleen opdrachtgevers rechten ontlenen aan de verrichte werkzaamheden, de inhoud en de strekking daarvan. De uitvoering van de verstrekte opdracht geschiedt uitsluitend ten behoeve van de opdrachtgever.

4. Betaling van declaraties van de bv dient, zonder opschorting of verrekening, te geschieden binnen 14 dagen na factuurdatum, bij gebreke waarvan de opdrachtgever in verzuim is. Dan kan wettelijke rente geclaimd worden als bedoeld in artikel 6:119 a BW voor het honorarium, alsmede alle door de bv gemaakte kosten, waaronder begrepen de kosten in artikel 6:96 lid 2 BW. Klachten over declaraties moeten binnen 3 maanden van dagtekening schriftelijk kenbaar worden gemaakt. De bv is gerechtigd voor of van de opdrachtgever ontvangen gelden te verrekenen met of aan te (doen) wenden ter betaling van hetgeen de opdrachtgever aan de bv verschuldigd is, tenzij schriftelijk bezwaar van de opdrachtgever is ontvangen voor verstrijken van de betalingstermijn. Alle (buiten)gerechtelijke kosten die verband houden met de invordering van declaraties – met een minimum van 15% over het te incasseren bedrag – komen voor rekening van de opdrachtgever. De gerechtelijke kosten zijn niet beperkt tot de te liquideren proceskosten en zullen integraal voor rekening van de opdrachtgever zijn, als die (in overwegende mate) in het ongelijk wordt gesteld. De bv behoudt zich het recht voor de door haar gehanteerde (uur)tarieven, de door haar gehanteerde reiskostenvergoeding voor reizen per auto of trein en andere kantoorkosten te wijzigen. De Stichting Derdengelden Van Londen Advocatuur ontvangt geen derdengelden en heeft geen bankrekening.

5. Mocht een opdrachtgever een derde kennis laten nemen van de inhoud van door de bv verrichte werkzaamheden, dan dient de opdrachtgever zulks te doen op basis van de algemene voorwaarden van de bv. De opdrachtgever vrijwaart de bv en haar hulppersonen tegen vorderingen van derden, die stellen schade te hebben geleden door of verband houdende met door de bv ten behoeve van de opdrachtgever verrichte werkzaamheden of tegen vorderingen van derden die stellen schade te hebben geleden door een door de bv dan wel haar partners, haar werknemers of andere hulppersonen ten onrechte gedane melding in het kader van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft), tenzij sprake is van opzet of bewuste roekeloosheid van de bv.

6. De bv zal naar haar redelijk inzicht anderen inschakelen in verband met de uitvoering van een opdracht. Bij de keuze van de door de bv in te schakelen derden zal de bv de nodige zorgvuldigheid in acht nemen en zo nodig overleggen met de opdrachtgever. De bv is, behoudens haar opzet of grove schuld, niet aansprakelijk voor tekortkomingen van deze derden. Als deze derden hun aansprakelijkheid in verband met de uitvoering van een opdracht markt conform beperken, dan zal de bv dergelijke aansprakelijkheidsbeperking namens de opdrachtgever aanvaarden.

7. Alle juridische aspecten van een opdracht aan de bv en van een relatie met de bv die zijn ontstaan uit een opdracht aan de bv worden bepaald onder het Nederlands recht. De bv heeft een Klachtenregeling die op elke opdracht van toepassing is. Geschillen die niet zijn opgelost volgens de klachtenregeling zullen uitsluitend worden beslecht door de bevoegde rechter in het arrondissement waar de bv is gevestigd. Niettemin heeft de bv het recht om geschillen aan de bevoegde rechter van de woonplaats van de opdrachtgever voor te leggen.

Complaints procedure

Office Complaints Procedure Van London Advocatuur B.V.

 

Article 1 definitions

In this office complaints procedure, the following definitions apply:

  • complaint: any written expression of dissatisfaction by or on behalf of the client towards the lawyer or the persons working under his responsibility about the conclusion and execution of a contract for services, the quality of the service or the amount of the invoice, not being a complaint as referred to in section 4 of the Lawyers Act;
  • complainant: the client or his representative who makes a complaint known;
  • complaints officer: the lawyer charged with handling the complaint;

 

Article 2 scope of application

  1. This office complaints procedure applies to every agreement for services between Van London Advocatuur BV and the client.
  2. Every lawyer of Van London Advocatuur BV is responsible for handling complaints in accordance with the office complaints procedure.

 

Article 3 objectives

This office complaints procedure aims to:

  1. establish a procedure to handle complaints from clients in a constructive manner within a reasonable period of time;
  2. establish a procedure to determine the causes of client complaints;
  3. maintain and improve existing relationships through adequate complaints handling;
  4. train employees in customer-oriented response to complaints;
  5. improve the quality of service with the help of the complaints procedure and analysis.

 

Article 4 information at commencement of service

  1. This office complaints procedure has been made public. Before entering into the contract for services, the lawyer points out to the client that the office applies an office complaints procedure and that this applies to the services provided.
  2. Van London Advocatuur BV has included in the general terms and conditions to which independent party or body a complaint that has not been resolved after handling can be submitted to obtain a binding decision and has made this known in the order confirmation.
  3. Complaints as referred to in Article 1 of this office complaints procedure that have not been resolved after handling will be submitted to the Central Netherlands District Court.

 

Article 5 internal complaints procedure

 

  1. If a client approaches the office with a complaint, the complaint will be forwarded to Ms mr S. van Londen, who will act as complaints officer.
  2. The complaints officer informs the person against whom the complaint has been lodged of the submission of the complaint and gives the complainant and the person against whom the complaint has been complained the opportunity to explain the complaint.
  3. The person about whom the complaint has been made tries to find a solution together with the client, possibly after the intervention of the complaints officer.
  4. The complaints officer will deal with the complaint within four weeks of receipt of the complaint or will inform the complainant of any deviation from this term, stating the reasons, and stating the term within which a decision will be given on the complaint.
  5. The complaints officer will inform the complainant and the person about whom the complaint has been made in writing of the opinion on the merits of the complaint, which may or may not not be accompanied by recommendations.
  6. If the complaint has been dealt with satisfactorily, the complainant, the complaints officer and the person against whom the complaint has been made will sign the opinion on the validity of the complaint.

 

Article 6 Confidentiality and free of charge complaint handling

  1. The complaints officer and the person about whom the complaint has been made will observe confidentiality when handling the complaint.
  2. The complainant does not owe any compensation for the costs of handling the complaint.

 

Article 7 responsibilities

  1. The complaints officer is responsible for the timely handling of the complaint.
  2. The person about whom the complaint has been made will keep the complaints officer informed about any contact and a possible solution.
  3. The complaints officer will keep the complainant informed about the handling of the complaint.
  4. The complaints officer keeps the complaint file up to date.

 

Article 8 complaint registration

  1. The complaints officer registers the complaint with the subject of the complaint.
  2. A complaint can be classified into several subjects.
  3. The complaints officer periodically reports on the handling of complaints and makes recommendations to prevent new complaints and to improve procedures.
  4. At least once a year, the reports and recommendations are discussed at the office and submitted for decision-making.

Kantoorklachtenregeling Van Londen Advocatuur B.V.

 

Artikel 1 begripsbepalingen

In deze kantoorklachtenregeling wordt verstaan onder:

–  klacht: iedere schriftelijke uiting van ongenoegen van of namens de cliënt jegens de advocaat of de onder diens verantwoordelijkheid werkzame personen over de totstandkoming en de uitvoering van een overeenkomst van opdracht, de kwaliteit van de dienstverlening of de hoogte van de declaratie, niet zijnde een klacht als bedoeld in paragraaf 4 van de Advocatenwet;

–  klager: de cliënt of diens vertegenwoordiger die een klacht kenbaar maakt;

–  klachtenfunctionaris: de advocaat die is belast met de afhandeling van de klacht;

 

Artikel 2 toepassingsbereik

  1. Deze kantoorklachtenregeling is van toepassing op iedere overeenkomst van opdracht tussen Van Londen Advocatuur BV en de cliënt.
  2. Iedere advocaat van Van Londen Advocatuur BV draagt zorg voor klachtafhandeling conform de kantoorklachtenregeling.

 

Artikel 3 doelstellingen

Deze kantoorklachtenregeling heeft tot doel:

  1. het vastleggen van een procedure om klachten van cliënten binnen een redelijke termijn op een constructieve wijze af te handelen;
  2. het vastleggen van een procedure om de oorzaken van klachten van cliënten vast te stellen;
  3. behoud en verbetering van bestaande relaties door middel van goede klachtenbehandeling;
  4. medewerkers te trainen in cliëntgericht reageren op klachten;
  5. verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening met behulp van klachtbehandeling en klachtanalyse.

 

Artikel 4 informatie bij aanvang dienstverlening

  1. Deze kantoorklachtenregeling is openbaar gemaakt. De advocaat wijst de cliënt voor het aangaan van de overeenkomst van opdracht erop dat het kantoor een kantoorklachtenregeling hanteert en dat deze van toepassing is op de dienstverlening.
  2. Van Londen Advocatuur BV heeft in de algemene voorwaarden opgenomen bij welke onafhankelijke partij of instantie een klacht, die na behandeling niet is opgelost, kan worden voorgelegd ter verkrijging van een bindende uitspraak en heeft dit bij de opdrachtbevestiging kenbaar gemaakt.
  3. Klachten als bedoeld in artikel 1 van deze kantoorklachtenregeling die na behandeling niet zijn opgelost worden voorgelegd aan de rechtbank Midden-Nederland.

 

Artikel 5 interne klachtprocedure

  1. Indien een cliënt het kantoor benadert met een klacht, dan wordt de klacht doorgeleid naar Mw mr S. van Londen, die daarmee optreedt als klachtenfunctionaris.
  2. De klachtenfunctionaris stelt degene over wie is geklaagd in kennis van het indienen van de klacht en stelt de klager en degene over wie is geklaagd in de gelegenheid een toelichting te geven op de klacht.
  3. Degene over wie is geklaagd tracht samen met de cliënt tot een oplossing te komen al dan niet na tussenkomst van de klachtenfunctionaris.
  4. De klachtenfunctionaris handelt de klacht af binnen vier weken na ontvangst van de klacht of doet met opgave van redenen mededeling aan de klager over afwijking van deze termijn met vermelding van de termijn waarbinnen wel een oordeel over de klacht wordt gegeven.
  5. De klachtenfunctionaris stelt de klager en degene over wie is geklaagd schriftelijk op de hoogte van het oordeel over de gegrondheid van de klacht, al dan niet vergezeld van aanbevelingen.
  6. Indien de klacht naar tevredenheid is afgehandeld, tekenen de klager, de klachtenfunctionaris en degene over wie is geklaagd het oordeel over de gegrondheid van de klacht.

 

Artikel 6 geheimhouding en kosteloze klachtbehandeling

  1. De klachtenfunctionaris en degene over wie is geklaagd nemen bij de klachtbehandeling geheimhouding in acht.
  2. De klager is geen vergoeding verschuldigd voor de kosten van de behandeling van de klacht.

 

Artikel 7 verantwoordelijkheden

  1. De klachtenfunctionaris is verantwoordelijk voor de tijdige afhandeling van de klacht.
  2. Degene over wie is geklaagd houdt de klachtenfunctionaris op de hoogte over eventueel contact en een mogelijke oplossing.
  3. De klachtenfunctionaris houdt de klager op de hoogte over de afhandeling van de klacht.
  4. De klachtenfunctionaris houdt het klachtdossier bij.

 

Artikel 8 klachtregistratie

  1. De klachtenfunctionaris registreert de klacht met daarbij het klachtonderwerp.
  2. Een klacht kan in meerdere onderwerpen worden ingedeeld.
  3. De klachtenfunctionaris brengt periodiek verslag uit over de afhandeling van de klachten en doet aanbevelingen ter voorkoming van nieuwe klachten, alsmede ter verbetering van procedures.
  4. Minimaal eenmaal per jaar wordt de verslagen en de aanbevelingen op het kantoor besproken en ter besluitvorming voorgelegd.